نگاهی بر جایگاه و کارکرد روابط عمومی و لزوم وجود سخنگو در دستگاه آموزش وپرورش

      مقدمه

نقش آموزش و پرورش در جامعه ما همچون نقش مويرگ ها و سلسله اعصاب در بدن انسان است . نقش آموزش و پرورش از آن جهت در جامعه اهميت دارد که  اگر جامعه اي بخواهد تغييرات اجتماعی و یا تحول مطلوبی را در جامعه به وجود آورد به راحتي مي تواند از طريق نظام آموزشي کارآمد،اثربخش و موثر این تغییرات را اعمال نمايد و باز خورد سريع آن را مشاهده کند تا در برنامه ريزي هاي بعدي از آن استفاده نمايند . دستگاه آموزش و پرورش عظیم ترین سازمان و تشکیلات جامعه را دارا است و رسالتی بسیار مهم بر عهده دارد از جمله فراهم آوردن زمینه های شکوفایی و بروز استعدادهای بالقوه دانش آموزان ؛ لذا برای پاسخ گویی به نیازهای اطلاعاتی مخاطبانش به سخنگویی نیاز دارد که دارای تجربه رسانه ای،متخصص،مدیر،مدبر و...باشد.

بنابراین اگر روابط عمومی را یکی از ارکان مهم آموزش وپرورش در امر اطلاع رسانی بدانیم وجود سخنگویی کارآمد؛ اثربخشی و آگاه به کار اطلاع رسانی و اطلاع یابی ضرورتی انکارناپذیر است و آموزش وپرورش به منظور اثربخش کردن فعالیت های آموزشی وپرورشی خود باید از منابع موجود ازجمله روابط عمومی به نحو مطلوب و موثر بهره گیرد.

 

الف- موقعیت خود را به مثابه کلیتی در دل کلیت های فراتر.

ب- ارتقای سطح اطلاع رسانی، کارآمدی و اثربخشی خود

ج- آموزش و بهسازی و سازماندهی منابع انسانی با استفاده از نیروی های متخصص ودارای تجربه عملی و علمی کار روابط عمومی

د- تاثیر پذیری و تاثیرگذاری و ایجاد ارتباط دوسویه و متناسب با معیارهای انسانی و اخلاقی و... درک کند ؛

نیاز به سخنگویی متخصص وبا تجربه کاری روابط عمومی دارد.

 

 

روابط عمومی آموزش وپرورش در سایه وجود سیاست گذاری مناسب می تواند به طور فعال در طراحی و اجرای برنامه های آموزشی، پرورشی، فرهنگی،ا جتماعی و سیاسی آموزش و پرورش مشارکت نماید. این امر از یک سو به هماهنگی و همگامی در انجام امور و از سوی دیگر به اطلاع رسانی دقیق و سریع و همچنین رشد و گسترش ارتباطات بین قسمت های مختلف آموزش وپرورش خواهد انجامید.

البته این امر بدون انجام اصلاحات عمیق وریشه دار در ابعاد مختلف نظام روابط عمومی آموزش وپرورش و به خصوص در حیطه مدیریت آن امکان پذیر نخواهد بود.

دراین راستا و به منظور تحقق مطلوب مجموعه اهداف روابط عمومی آموزش و پرورش باید نظامی را برای آن طراحی کنیم که بتواند به خواسته های ده ها هزار فرهنگی و میلیون ها مخاطب خود به راحتی پاسخ گو باشد.

لذا این طور روابط عمومی، افرادی را با خصوصیات ویژه و منحصربه فرد می خواهد که باهم به بعضی از آنها اشاره می کنیم.

روابط عمومی در آموزش و پرورش بر بستر مناسبات آموزشی وپرورشی این وزارتخانه و به خاطر پاسخ گویی به نیازهای مخاطبان خود به وجود آمده است ؛ حال سئوال این است روابط عمومی آموزش و پرورش چگونه باید قد بکشد؟ و به حضور مثبت و موثر خود در تحولات جامعه ببالد؟

روابط عمومی آموزش و پرورش قبل از هر چیز باید خود را بشناسد و نقش خود را دریابد تا بتواند کارآیی ها و اثربخشی خود را ارتقاء دهد و به عنصری برای شفاف کردن روابط اجتماعی،جلب اعتماد و باور عمومی- که متاسفانه در طول تاریخ بسیار آسیب دیده است- صداقت و درست کاری و روان تر کردن حرکت و چرخش اطلاعات در آموزش وپرورش و جامعه تبدیل شود.

ناگفته پیدا است که این رویداد مهم یعنی قرار گرفتن روابط عمومی آموزش و پرورش در مسیر اصلی خود امکان پذیر نخواهدبود مگر آنکه از یک سو مسئوولان و دست اندر کاران آموزش وپرورش به رسالت و مسئولیت خویش آگاه باشند و از سویی دیگر مدیران عالی آن با داشتن درکی درست از کار اصلی و واقعی روابط عمومی، فرصت و مجالی را برای آن فراهم نمایند که روابط عمومی بتواند فارغ از هر گونه دغدغه ذهنی به وظایف اصلی خود که همانا اطلاع رسانی و ایجاد یک ارتباط مبتنی براحترام متقابل و دوسویه است،بپردازد.

 

 

بررسی موقعیت و جایگاه روابط عمومی در آموزش و پرورش در گذشته و شرایط حاکم برآن و فقدان نگرش علمی و تخصصی به روابط عمومی از سوی مدیران این دستگاه نشانگر آن است که نتوانسته است از مرحله مکانیکی پا فراتر بگذارد و در سیر تاریخی و تکاملی خود هنوز به مرحله فلسفه روابط عمومی نرسیده است ؛ از این رو اگر نگرش مسئوولان آموزش وپرورش به آن یک نگرش علمی نباشد جای تعجب و شگفتی نخواهد بود و از سوی دیگر بی اعتقادی به ضرورت تخصص در واحدهای روابط عمومی روی دیگر همین سکه است و امری کاملا طبیعی به نظر می رسد، زیرا نگرش علمی و احساس نیاز عینی و واقعی به روابط عمومی نباید از روی اغراض سیاسی و... باشد.

با توجه به کارکرد روابط عمومی های آموزش وپرورش می توان گفت الگو های حاکم بر اغلب واحدهای روابط عمومی آموزش وپرورش یکی از سه الگوی زیر است که «گرونیک و هانت» آن را این گونه ارائه کرده اند:

 

1-  الگوی کارگزاران روابط عمومی و تبلیغات مطبوعاتی ؛ یعنی روابط عمومی تبلیغاتی که می کوشد با استفاده از همه امکانات موجود توجه رسانه ها و مخاطبان را جلب کند.

 

2-  الگوی اطلاعات همگانی ؛ مشخص کننده روشی در روابط عمومی است که درباره سازمان آنچه که درست است انتشار می دهند و داوطلبانه به انتشار اخبار و اطلاعات منفی سازمان مبادرت نمی کنند. هر دوی این الگوها یک سویه هستند و کارگزاران بعضی از روابط عمومی ها در ارائه اطلاعات سازمان خودبه مخاطبان شان از آن پیروی می کنند و درصدد کسب اطلاعات از مردم از راه افکار سنجی و پژوهش بر نمی آیند.

اما آن دسته از واحد های روابط عمومی که از برنامه های ارتباطی دوسویه بهره می گیرند و از طریق پژوهش و افکارسنجی دیدگاه مخاطبان خودرا در می یابند و براساس آن برنامه ریزی می کنند و نهایتا پشتیبانی گروه ها و مخاطبان را نسبت به سازمان خود جلب می کنند بدون آنکه قادر باشند تغییر رفتاری به نفع مخاطبان سازمان ایجادکنند ؛ زیرا اصولا بنا به دلایلی که اشاره شد از مشروعیت کافی نزد مدیران خود برخوردار نیستند.

 

3-  روابط عمومی مردم گرا ؛ این نوع روابط عمومی در واقع ماهیت و طبیعت واقعی روابط عمومی را متجلی می کند و از مشخصه های آن عبارتست از:

الف- خدمت به افکار عمومی به جای کنترل و مدیریت آن

ب- تاکید بر گفتمان آزاد و برابر بین گروه های اجتماعی مرتبط

پ- آمادگی برای تغییر رفتارهای سازمان در صورت لزوم و پرهیز از تحمیل باورهای سازمان به مخاطبان

ت- توجه به رمزگشایی و مرکز گستری به معنی خارج شدن از سازمان و توسعه گستره فعالیت های ارتباطی به سمت کلیه گروه های مرتبط و بستر سازی برای سهیم شدن آنها در تصمیم سازی های سازمان

ث- توجه به منافع عمومی و اهداف مورد قبول جامعه

ج- تغییر جریان ارتباط سنتی و عمودی از سمت سازمان به سمت گروه های اجتماعی به جریان دوسویه گروه،گروه

چ- کاهش فعالیت های تبلیغاتی، انتشاراتی و بعضا رسانه ای به نفع فعالیت های مطالعاتی، مشاوره ای و تحقیقاتی

ح- اعتقاد به سر سختی و هوشمندی مخاطبان و دادن نقش همسنگ به آنان در فعالیت های ارتباطی

خ- ایفای نقش تسهیل گری و مدیریت ارتباطات به جای پرداختن صرف به نقش های تکنسین یا تسهیل گری ارتباطات

 

بی تردید این نوع روابط عمومی همان روابط عمومی راستین و واقعی است که می تواند نقش شایسته ای در کاستن فاصله بین سازمان ها و گروه های اجتماعی یا ملت – دولت ایفا کند و به توسعه همبستگی و همدلی سازمانی و رضایت عموم منجر شود و روابط عمومی در آموزش و پرورش باید بر پایه این نوع از روابط عمومی بنیان گذاری شود ؛ چرا که هدف روابط عمومی در آموزش و پرورش باید اعتماد سازی و ایجاد یک نوع مقبولیت عمومی در جامعه نسبت به آموزش و پرورش و کارکرد های آن باشد.

ایجاد ارتباط دوسویه که هم بتواند تاثیر گذار باشد و هم تاثیر پذیر و فاصله ها را از میان بردارد و بتواند شیوه ای از ارتباط را طراحی کند که مخاطبان به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دست یابند و هم اخبار و اطلاعات مثبت و هم منفی را با صداقت و درستی در اختیار آنها قرار دهد و اگر روابط عمومی در آموزش و پرورش بتواند این انتظارات را برآورده کند،بی شک می توان گفت که دارای پشتوانه ای قوی از توده های مردم است که به کمک آنها می تواند اهداف خود را برآورده کند.

 

 

ايجاد تعادل و توازن بين مولفه هاي داخل و خارج يک مجموعه از وظايف روابط عمومی ها و سخنگوی دستگاه ها است. اگر يک سازمان يا نهاد را به عنوان يک سيستم در نظر بگيريم، هر اندازه که تلاش شود اين سيستم باز باشد با دنياي بيرون تبادل انرژي و اطلاعات داشته باشد، ادامه حيات آن تضمين شده است و هر چه سيستم بسته باشد آنتروپي آن افزايش يافته و سيستم زودتر به مرحله پايان خود مي رسد و اگر سيستم باز باشد، آنتروپي را به بيرون محيط خود صادر کرده و امکان ادامه حيات مهيا مي شود.

لذا دستگاه عظیم آموزش و پرورش برای اطلاع رسانی موثر و مفید بايد به صورت باز عمل کرده و امکان تبادل انرژي و اطلاعات با محيط بيرون را فراهم کند.

انتقال اطلاعات زماني به ادامه حيات موثر دستگاه کمک مي کند که هدايت شده باشد. امروز در دنيايي زندگي مي کنيم که در مقابل حجم انبوه و وسيعي از اطلاعات قرار داريم که از آن تحت عنوان عصر انفجار اطلاعات نام برده مي شود. اگر در چنين روزگاري تبادل اطلاعات بدون کنترل صورت گيرد مي تواند انرژي و وقت ما را هدر دهد و براي آنکه بتوانيم اطلاعات را بهينه سازي کنيم بايد سيستم هاي هدايت اطلاعات از جمله سخنگو های با تجربه و متخصص را به کار گيريم و سعي کنيم تدابيري بيانديشيم تا اطلاعاتي وارد سيستم شود که براي رشد و ارتقاي سازمان مفيد باشد و اطلاعاتي از مجموعه خارج شود که موجب ضربه زدن به مجموعه نشود لذا وجود سخنگو دستگاه اینجا نمود پیدا می کند.

اطلاعات وارد شده و يا خارج شده از مجموعه توسط سخنگو بايد در توسعه افکار عمومي، خوش بيني و توجه افکار جامعه به آموزش و پرورش نقش موثر داشته باشد ؛ بنابراين نيازمند سيستم هدايتي در امر اطلاع رسانی آموزش و پرورش هستيم تا اطلاعات به درستي منتقل شود.

اکنون ديگر برخورد خوب و مناسب مدير دستگاه و یا مدیر روابط عمومي، به تنهايي جوابگوي نیاز مخاطبان به اطلاعات  نيست و این توانایی سخنگوی دستگاه در امر اطلاع رسانی است که باعث پاسخ گویی موثر وعلمی او به مخاطبان می شود ؛ سخنگویی دستگاه ها امروزه به علم و هنر افراد در این زمینه تبدیل شده است که هر کسی نمی تواند عهده دارد آن باشد و کساني بايد عهده دار این مسئولیت شوند که تخصص و تجربه کافي داشته باشند ؛ بنابراين انتخاب فرد متخصص در اين زمينه مسئله مهمي است.

ما در مقاطع مختلف به آموزش متخصصان روابط عمومي که بتواند وظایف سخنگوی دستگاه را بر عهده گیرد نیاز داریم ولی تربيت نيروي انساني در این رابطه محدود به تهران و يکي دو استان بزرگ کشور مي شود، در حالي که بايد کاري کنيم تا در همه استان ها تربيت نيروي متخصص براي روبط عمومي ها که بتوانند وظیفه سخنگویی دستگاه را داشته باشند انجام شود.

نبايد کاري کنيم تا خلاقيت و پويايي افراد در چارت هاي سازماني زنداني شود و بايد اجازه پيشرفت و بروز خلاقيت بدهيم و دنياي امروز به سمت نرم افزاري شدن مي رود و بايد در تمام عرصه هاي نقش نرم افزار را جدي گرفت.

1 - تقويت ارتباط دو سویه و تلفیقی و ایجاد اعتماد به نفس در دستگاه

2 –  ایجاد انگیزه و درك متقابل

3 –  ایجاد رضايت خاطر در مخاطبان و مجریان دستگاه

4 – احساس مفید بودن عملیات اطلاع رسانی

5 – تقويت رشد اجتماعي، روحي، رواني و عاطفي مجریان و مخاطبان دستگاه

6 – تأمين بخشي از نيازهاي اساسي دستگاه

7 – انتقال صريح پيام به مخاطبان

8- پاسخ گویی موثر و بموقع به مخاطبان

9- هماهنگی در امر اطلاع رسانی و پرهیز از پراکندگی اطلاع رسانی

10- مکانیزه شدن امر اطلاع رسانی

11- و...

 

همه ما اين واقعيت را مي پذيريم که هیچ دستگاه و یا سازمانی وجود ندارد که از بحران در امان باشد ، بحران مي تواند به طور غير منتظره در هر زمان و هر مکان سازمان را گرفتار کند، روابط عمومي مهمترين نقش را در این شرایط بر عهده دارد.

با اين حال یاد آوری اين نکته لازم است که روابط عمومي به تنهایی نمي تواند بحران ها را حل کند . روابط عمومي تنها مي تواند به بهترين و موثرترين نحو پيام هاي صحیح را در چنين موقعيت هايي انتقال دهد و به طورموثر در اعتباربخشی يک دستگاه و یا سازمان تاثير گذار باشد.

آمادگي براي مقابله با بحران با شکل گيري يک تيم اطلاع رسانی به رهبري سخنگوی دستگاه آغاز مي شود و فقط فرد تعيين شده براي سخنگويي بايد با رسانه ها صحبت کند.

حساسیت کار اطلاع رسانی در آموزش و پرورش به خاطر وجود افراد مختلف با ایده ها و تفکرات متفاوت خیلی مشکل تر از سایر دستگاه هاست چون راضی نگه داشتن این قشر عظیم انسانی کاری بس مشکل است ، لذا فراهم کردن زمینه مشارکت همه جانبه فرهنگیان در مدیریت آموزش و پرورش کشور به منظور افزایش کارآیی نظام تلیم وتربیت امری انکار ناپذیراست که جز به مدد اطلاع رسانی و همت و تلاش و پشتیبانی مسئوولان و کارگزاران روابط عمومی امکان پذیر نخواهد شد.

بنابراین وجود سخنگو در دستگاه عریض و طویل آموزش وپرورش با توجه به گستره وسیعی افراد و جامعه ای که با آن سروکار دارند ضرورتی انکار ناپذیر است که می تواند نقش ارزنده ای در تعالی سازمانی آموزش وپرورش داشته باشد و از لحاظ قانونی با توجه به آیین نامه فعالیت روابط عمومی وسخنگو که از سوی دولت به دستگاه ها ابلاغ شد، مسئولان آموزش وپرورش باید هر چه سریع تر نسبت به انتخاب و معرفی سخنگو این دستگاه اقدام نمایند تا از تعدد اطلاع رسانی و چالش های رسانه ای دراین دستگاه جلوگیری شود.

1-   میر سعید قاضی، علی، ویژگی های کارگزاران روابط عمومی

2-   فرهنگی، علی اکبر، اعتبار یا مشروعیت در ارتباطات میان فردی، فصلنامه رسانه سال سوم

3-   طالبی نژاد، محمدرضا ، روان شناسی و ارتباط ، تهران انتشارات مرکز نشر دانشگاهی

4-  ویدال، سون ، کاربرد نظریه های ارتباطات ، ترجمه دکتر علیرضا دهقان، تهران، انتشارات مرکز مطالعات و تحقیقات رسانه ها

5-   فصلنامه تازه های مدیریت

6-   فصلنامه تخصصی تحقیقات روابط عمومی

7-   نطقی، حمید، مدیریت روابط عمومی ، تهران انتشارات دانشگاه علوم ارتباطات اجتماعی

8-   خزائلی، عذرا، نویسندگی برای رادیو و تلویزیون، نشر مرکز تحقیقات ، مطالعات و سنجش برنامه ای صدا و سیما

9-   امیری،باقر.نقش وسایل ارتباط جمعی،پایان نامه کارشناسی ارشد رشته علوم ارتباطات اجتماعی سال 1377

10-Effective Public Relative by: scott m.Cutlip and Allen H.Center,pppreutiee- Hall,I

10- یحیای،احمد. راهکارهای ارتباطات موثر و اصول پاسخگویی و...